Effizienzsteigerung durch Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse

Effizienzsteigerung durch Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse

Christina Mokoru Christina Mokoru - - Einblicke

Tag für Tag wächst der Verwaltungsaufwand für Unternehmen und deren Mitarbeiter. Durch die Digitalisierung dieses „Papierberges“ kann jener Verwaltungsaufwand minimiert werden. Mitarbeitergespräche, Entwicklungspläne, Bildungsplanung, Änderung von Personalstammdaten - das sind nur Bruchteile jener HR-Prozesse, die effizienter und allen voran digital gestaltet werden können. Sie können noch einen Schritt weitergehen, indem Sie den gesamten End-to-End HR-Prozess von Eintritt bis Austritt digitalisieren. Dies bietet für Unternehmen aller Größen viele Vorteile. 

Digital bei jedem Schritt

Durch die Entscheidung für eine umfassende Digitalisierung optimieren Sie die Effizienz Ihrer HR und minimieren das Fehlerrisiko. Mit Ausnahmen einer Reihe von persönlichen Besprechungen, kann beispielsweise im Rahmen vom Recruiting der Prozess von der Erstellung der offenen Position, bis hin zum Vertragsangebot weitestgehend digitalisiert werden. Selbst der Vertragsvorschlag könnte digital verhandelt und unterzeichnet werden. Während der Onboarding-Phase kann der neue Mitarbeiter etwaige fehlende, vertrauliche Informationen wie eine Sozialversicherungsnummer oder Bankdaten selbst im System eingeben. 

Es versteht sich von selbst, dass eine Digitalisierung von HR-Prozessen auch nach der Einstellung des Mitarbeiters ihre Nützlichkeit unter Beweis stellt. Änderungen von Funktionen, Leistungsbeurteilungen oder Ergänzungen des Vertrags können digital erfasst werden. Sowohl das digitale Dokumentenmanagement als auch das digitale Signieren sind daher wichtige Bestandteile des Digitalisierungsprozesses. 

Die Vorteile von digitalen HR-Prozessen

  • Kürzere Bearbeitungszeit: Durch die Digitalisierung erhalten Sie einen besseren Überblick über die verfügbaren Informationen und können diese auch schneller verwenden. Auf diese Weise können Sie Ihre HR-Prozesse optimieren, unnötige Abläufe vermeiden und Bearbeitungszeiten verkürzen.
  • Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Relevante Dokumente können für Mitarbeiter digital verfügbar gemacht werden. Umgekehrt können Sie Ihren Mitarbeiter auch die Möglichkeit geben, wichtige Dokumente selbst hochzuladen. Beides erhöht die Transparenz Ihres Unternehmens.
  • Weniger Papier: Wenn Sie einen Teil oder den gesamten Prozess digitalisieren, verbrauchen Sie weniger Papier. Bewerbungen, Verträge, Änderungen und sogar der Austritt aus dem Unternehmen: Theoretisch kann alles digital dokumentiert werden.
  • Gewährleistete Compliance: Mit digitalen Prozessen und einer entsprechenden digitalen Personalakte, können Speicherfristen und Aufbewahrungsrichtlinien je nach Dokumententyp eingehalten werden. Dadurch ist gewährleistet, dass man zu jeder Zeit DSGVO-Anforderungen erfüllt. 

In vier Schritten zu digitalen HR-Prozessen

Um Ihre Prozesse zu digitalisieren, müssen Sie als Unternehmen eine Reihe von Schritten durchlaufen. Es kann entmutigend sein, diese selbst in Angriff zu nehmen - unsere Experten von Flexso helfen Ihnen gerne bei jedem Schritt:

  1. Aktuelle Prozesse neu bewerten:
    Die einfache Übertragung Ihrer vorhandenen Papierprozesse in eine digitale Umgebung ist nicht der beste Ansatz. Der Wechsel zu digitalen Prozessen ist der ideale Zeitpunkt, um Ihre vorhandenen Prozesse zu überprüfen und zu hinterfragen, was anders oder besser gemacht werden könnte. 
     
  2. Definieren Sie Ihren Bedarf:
    Bevor Sie zu digitalen Prozessen wechseln, müssen Sie jene Prozesse definieren, für die Sie eine digitale Lösung möchten. Werden Sie den gesamten Prozess vom Eintritt bis zum Austritt digitalisieren, oder nur einen Teil davon? Und wenn ja, welchen? Diese Entscheidung müssen Sie vor eine Implementierung treffen. 
     
  3. Bestimmen Sie die zugrundeliegende Logik:
    Nachdem Sie nun wissen, für welche Teile des HR-Prozesses Sie eine digitale Lösung einführen möchten, können Sie die zugrunde liegende Logik bestimmten. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle Ihre Komponenten logisch strukturiert sind und gut zusammenpassen. Es ist wichtig, diesen Prozess sowie die praktischen Dinge, die dafür erforderlich sind, klar im Auge zu behalten: Technologie, Vorlagen und vieles mehr. 
     
  4. Implementieren Sie die richtige Technologie:
    Sobald Sie die Route klar festgelegt haben, ist es Zeit, die erforderliche Technologie zu verknüpfen. SuccessFactors, die HR-Suite von SAP, bietet dank Modulen wie Employee Central, Onboarding, Recruiting Management, Performance and Goal Management etc. viele Möglichkeiten, die nahtlos ineinander integriert werden können, aber auch einzeln einsetzbar sind. Zusätzlich stehen mehrere Add-Ons zur Verfügung, um Ihre SAP HRIS-Plattform mit elektronischen Ablage- und Signaturfunktionen zu bereichern. 

Sind Sie neugierig geworden, wie ein digitalisiertes Personalmanagement aussehen könnte? Wir freuen uns, Ihnen mehr von SuccessFactors zu zeigen. 

Welche Themen berücksichtigt werden sollten, um sich für eine passende HR-Software entscheiden zu können und wie Sie sich auf eine Implementierung vorbereiten, lesen Sie im nächsten Blog-Beitrag.

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