Tipps, wie Sie Ihre HR-Software gezielt auswählen

Tipps, wie Sie Ihre HR-Software gezielt auswählen

Christina Mokoru Christina Mokoru - - Einblicke

Mehr Effizienz, Zeit „für die wirklich wichtigen Dinge“, weniger Fehlerquellen, DSGVO entsprechend, Kennzahlen auf Knopfdruck - das alles ist mit der Digitalisierung von HR-Prozessen möglich. Dazu benötigen Sie die richtige Software, die Ihre Prozesse unterstützt. Die Einführung einer HR-Software bringt immense Vorteile für Ihr Unternehmen, erfordert allerdings auch Umdenken - sowohl innerhalb der HR als auch im Unternehmen selbst.

Damit die Auswahl und die Einführung Ihrer HR-Software zum Erfolg wird, haben wir einige Tipps für Sie gesammelt. Lassen Sie uns gemeinsam den Weg in Ihre Digitalisierung mit Freude und Begeisterung gestalten.

Vielleicht haben Sie nicht zuletzt aufgrund der Corona Pandemie beschlossen, dass man mit der Digitalisierung nicht länger warten sollte. Im Idealfall sind Sie in Ihrem eigenen „Denkprozess“ so weit fortgeschritten, dass Sie bereits entschieden haben, eine HR-Software einführen zu wollen - bzw. Ihr bestehendes On-Premise System ersetzen möchten. Allerdings stellt sich gegebenenfalls noch die Frage, welche Software die „Richtige“ für Sie ist und was vor einer Implementierung im Rahmen der Auswahl beachtet werden muss. 

Haben Sie jemanden in Ihrem Team, der für das Thema Digitalisierung brennt?

  • Sie haben jemanden gefunden, der für dieses Thema zu begeistern ist, und dieses Projekt gerne leiten möchte. Das muss nicht zwangsläufig der HR-Manager sein. Je nach Größe der HR-Abteilung, kann es einen Gesamtprojektleiter geben und ggf. auch Teilprojektleiter, je nach HR-Prozessen (jemand für Recruiting, jemand für Personalstammdaten, etc.). Wichtig ist, dass es jemand ist, der das Thema vorantreiben möchte und auch die notwendige technische Affinität mitbringt. Damit meinen wir nicht das Wissen rund um Programmierung, sondern eine gewisse digitale Denkweise und eine „Leichtigkeit“, sich in Systeme „hinein zu denken“. Diese Person wird Ihre Kommunikationsdrehscheibe zwischen interner HR, interner IT und externem Partner sein.
  • Am allerwichtigsten ist jedenfalls, dass Ihre Konzernleitung / Ihr Management geschlossen hinter diesem Vorhaben steht. 

Was soll das neue HR-System können?

  • Informieren Sie sich, welche HR-Systeme es am Markt gibt. Sprechen Sie mit HR-Kollegen aus anderen Unternehmen, um zu erfahren, welche Software diese verwenden und was ihre „Learnings“ sind.
  • Definieren Sie für sich, welche Prozesse digitalisiert werden sollen. Überlegen Sie sich gut, ob Sie wirklich nicht integrierbare Einzelsysteme implementieren wollen – denn diese Option bringt Ihnen mit Sicherheit Kopfzerbrechen. Stellen Sie sich vor, Sie haben mehrere Einzelsysteme und keine automatisierten Schnittstellen zwischen diesen Systemen. Das verringert vielleicht den manuellen Aufwand an der einen Stelle, führt jedoch in der Gesamtheit zu einem Effizienzverlust. Wählen Sie ein System, das alle wichtigen Prozesse „end-to-end“ abdecken kann, um genau diesen Mehrwert für Ihr Unternehmen zu generieren, den Sie sich immer schon gewünscht haben.
  • Überlegen Sie, was ein System für Sie können muss - und was es können sollte. Überlegen Sie auch, was Sie nicht benötigen.
  • Schauen Sie sich an, wo Sie in Ihren Prozessen die größten Optimierungspotentiale haben. Fangen Sie genau dort an und Sie werden sehen, wie schnell Sie genau diesen Mehrwert für Ihr Unternehmen generieren können, wenn einer Ihrer wichtigsten Prozesse reibungsläuft läuft und kosteneffizient gestaltet ist. 

Denken Sie an Ressourcen, Zeit und Budget

  • Unterstützen Sie Ihren Projektleiter und Ihr Projektteam bei der Umsetzung ihres Vorhabens. Eine Systemimplementierung soll nicht „nebenbei“ passieren. Es muss genügend Zeit eingeplant werden, damit andere Aufgaben oder die Systemeinführung nicht zu kurz kommen - schließlich muss auch das HR-Tagesgeschäft weiterlaufen. Überlegen Sie, ob man etwaige Aufgaben „umschichten“ kann oder ob eine zusätzliche Ressource benötigt wird. Belohnen Sie Ihre Mitarbeiter für die Projektarbeit, indem Sie diese Aufgabe in eine etwaige Zielvereinbarung aufnehmen.
  • Realistischer Zeithorizont: führen Sie sich Ihre HR-Prozesszyklen vor Augen und überlegen Sie, welcher Prozess wann am besten digitalisiert werden könnte. Planen Sie auch eine entsprechende Vorlaufzeit ein. Beispiele: Wann finden Ihre Mitarbeitergespräche statt; wann werden Ziele gesetzt - und wann macht es Sinn, mit einem neuen System durchzustarten?
  • Budget - dies geht natürlich Hand in Hand mit einem ersten Herantasten an die Systemauswahl und in weiterer Folge des Implementierungspartners. Machen Sie sich bewusst, welches Budget Sie investieren möchten. 

Wählen Sie keine Software aus, nur weil Sie am besten zu Ihren aktuellen Prozessen passt

  • Versuchen Sie nicht ein System auszuwählen, das zu den aktuellen Prozessen passt. So münzen Sie Ihre guten - aber vielleicht nicht optimal laufenden - Prozesse nur um, ohne diese kritisch zu hinterfragen und zu optimieren. Zwar sparen Sie sich Zeit und haben ggf. weniger „Change-Management“ Aufgaben zu bedenken, um Prozesse neu aufzusetzen, allerdings vergeben Sie die Chance, Ihre bestehenden Prozesse zu optimieren. Stellen Sie sich die Frage, ob diese Herangehensweise einen Mehrwert bieten würde - wahrscheinlich antworten Sie mit nein.
  • Viele HR-Software Hersteller oder Berater bieten „Best Practices“ an - lassen Sie sich die Systeme samt Prozessen präsentieren - und reflektieren Sie. Nur weil ein System sehr gut zu den bisherigen Prozessen passt, heißt dies nicht zwingend, dass es das richtige HR-System für Ihre Zukunft ist. Geben Sie Best Practices die Möglichkeit, Sie zu überzeugen - denn es sind ja nicht umsonst „Best Practices“. 

Überstürzen Sie keine Entscheidung - aber starten Sie heute noch mit Ihrer Digitalisierung

  • Geben Sie sich Zeit - wenn Sie ein System und auch sogar einen Partner in der engeren Auswahl haben, fragen Sie nach Referenzkunden, mit denen Sie sprechen können.
  • Wählen Sie einen Partner, der von Beginn an offen und transparent ist. Eine gute Beziehung zwischen Kunden und Partner ist immens wichtig, um ein Projekt erfolgreich, aber allen voran auch mit Freude durchführen und abschließen zu können. 

In unserem nächsten Blog erhalten Sie Tipps, wie Sie Ihre ausgewählte HR-Software erfolgreich implementieren.

Kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich von uns zeigen, was SAP SuccessFactors Ihnen bieten kann und wie wir Ihnen mit unseren Flexso Accelerator Best Practice Paketen helfen können, Ihre HR zukunftssicher zu gestalten. 

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