Wie Sie eine HR-Software erfolgreich einführen

Wie Sie eine HR-Software erfolgreich einführen

Christina Mokoru Christina Mokoru - - Einblicke

In unserem letzten Blog Artikel haben Sie bereits erfahren, wie Sie die am besten passende HR-Software für Ihre Bedürfnisse auswählen. Nun geht es darum, Ihnen mit den folgenden Tipps zu helfen, die ausgewählte Software auch erfolgreich einzuführen - damit Ihre Transformation auch bestimmt zum Digitalisierungserfolg wird. 

So bereiten Sie sich auf die Implementierung vor

  • Projektmanagement: Im Idealfall haben Sie bereits im Rahmen der HR-Software-Auswahl Ihr Projektteam zusammengestellt. Wenn nicht, ist spätestens jetzt der Zeitpunkt dafür! Definieren Sie im Rahmen der Verantwortlichkeiten auch einen Eskalationspunkt. Wer ist Eskalationspunkt für den Projektleiter? Wer nimmt an Steerco-Meetings teil?
  • Stakeholder Management: Achten Sie auf Ihr internes Stakeholder Management: verkaufen Sie Ihr Projekt intern. Vergewissern Sie sich aber unbedingt vorab über den Umfang des Projekts und die Funktionalitäten und betreiben Sie kein „over-selling“. Identifizieren Sie „Change Agents“ die bei der laufenden Kommunikation unterstützen können. 
  • Ressourcen: Klären Sie die Verantwortungen und definieren Sie die notwendigen Ressourcen - abgesehen vom Projektteam, denken Sie auch an die operative HR. Auch HR Business Partner / Personalreferenten werden früher oder später eine Rolle im Projekt einnehmen. Diese Rolle kann von Beginn an relevant sein, um beispielsweise Prozesse abzustecken, aber auch während des Projektes, wo es darum geht in der Testphase zu unterstützen und Input zu geben. Eine frühzeitige, gezielte Involvierung kann eine spätere Akzeptanz der Lösung sichern. 
  • Interne Workflows & Prozesse: Evaluieren Sie, welche Funktionalitäten Ihre ausgewählte HR-Software bietet. Wäre es für Sie eine Option, bestehende zum Teil veraltete Prozesse in neue, einfachere Best Practice Prozesse zu wandeln? Gestalten Sie die Transformation Ihrer Personalprozesse so, dass sie schrittweise in Ihrem Unternehmen umsetzbar ist. 
  • Datenaufbereitung: Fangen Sie bereits früh damit an, eine valide Datenstruktur aufzubauen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiterdaten so aufbereitet sind, dass die Datenqualität stimmt. Dies ist immens wichtig, damit das System so gut wie möglich aufgesetzt wird. Haben sich Fehlerteufel in Ihren Mitarbeiterdaten eingeschlichen, sind diese bei einer Datenmigration auch im System vorhanden und verfälschen so von Beginn an Ihre Auswertungen. Investieren Sie daher lieber ein bisschen mehr Zeit in die Datenbereinigung und klären Sie von Beginn an mit Ihrem Implementierungspartner, welche Daten in welcher Form benötigt werden. 
So bereiten Sie sich auf die Implementierung vor

Darauf sollten Sie während einer Implementierung achten

  • Testen: Testen Sie Ihre neue Lösung auf Herz und Nieren. Was sollte im System funktionieren, und worauf sollte man als bspw. Mitarbeiter keinen Zugriff haben? Nutzen Sie Testphasen effizient und effektiv, um Ihr System bestmöglich kennenzulernen. 
  • End-User Schulung: Planen Sie bereits im Rahmen der Implementierung, wann und wie Ihre Mitarbeiter involviert bzw. geschult werden. Spätestens im Rahmen des „User Acceptance Testings“ werden Sie merken, in welchen Bereichen es vermehrt zu Erklärungsbedarf kommt. Lassen Sie dieses Feedback in die Bereitstellung der Schulungsunterlagen einfließen. 
  • Reporting: Denken Sie früh bereits an Ihr Reporting / Berichtswesen. Welche Daten möchten Sie durch die Einführung der Software auf Knopfdruck erhalten? Woran muss bereits im Rahmen der Implementierung gedacht werden? Sie können durch die Einführung einer HR-Software Reporting-Aufwand verringern, und gleichzeitig eine neue Transparenz im Unternehmen schaffen. 
  • Dokumentation: Dokumentieren Sie gemeinsam mit Ihrem Implementierungspartner alle Änderungen, Entscheidungen, Fehler, To-Dos. Eine gemeinsame Übersicht erleichtert es, einen Überblick bei allen Aufgaben zu behalten. 
  • Regelmäßige Abstimmungstermine: Planen Sie wöchentliche bzw. zwei-wöchentliche Abstimmungstermine ein - intern, als auch gemeinsam mit Ihrem Implementierungspartner. Versuchen Sie, das „Momentum“ aufrecht zu erhalten, in dem Sie in regelmäßigem Austausch bleiben. Oft sind 30 Minuten völlig ausreichend. So können Sie mögliche spätere Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und alle Projektmitglieder up-to-date zu halten. 
  • Deadlines: Deadlines sind wichtig und notwendig, um den Implementierungszeitplan einhalten zu können und Verzögerungen nicht entstehen zu lassen. Ist es absehbar, dass Sie eine Deadline nicht treffen können, informieren Sie Ihr Team / Ihren Implementierungspartner frühzeitig. 
Darauf sollten Sie während einer Implementierung achten

Wie Sie Ihr Projekt erfolgreich abschließen

  • Feiern Sie Ihren Erfolg: Starten Sie Ihre neuen Prozesse mit einem „Big Bang“ im Unternehmen. Kommunizieren und feiern Sie Ihren Erfolg!
  • Freuen Sie sich auf neue Themen: Freuen Sie sich, gemeinsam mit Ihren HR-Kollegen, nun Zeit für „neue“ Themen zu haben. Allen voran strategische HR-Themen und rücken Sie Ihre Mitarbeiter wieder in den Mittelpunkt. Weg von administrativen Aufwänden, hin zu Mehrwert generierenden Prozessen.
  • Feedback mit dem Team und Ihrem Partner: Machen Sie eine Retrospektive mit Ihrem Projektteam und Ihrem Partner. Ein Feedbackgespräch gibt Ihnen und dem Team die Möglichkeit, offen anzusprechen, was gut funktioniert hat und wo man bei einem nächsten Projekt Verbesserungspotenzial sehen würde.

Entscheiden Sie sich für SAP SuccessFactors und kontaktieren Sie uns - gerne zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten von SAP SuccessFactors und besprechen mit Ihnen eine mögliche, gemeinsame Implementierung. 

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